Public visé & prérequis
Public concerné
- Tous les collaborateurs, assistants, managers et professionnels souhaitant gagner en efficacité au quotidien
- Utilisateurs de la suite Microsoft 365
Prérequis recommandés
- Utiliser un poste informatique dans un environnement Windows ou Mac
Objectifs pédagogiques
- Maîtriser les fonctionnalités avancées de la messagerie Outlook pour traiter efficacement ses e-mails
- Gérer des agendas partagés et organiser des réunions complexes avec gestion des ressources
- Articuler la gestion des tâches personnelles et d'équipe entre Outlook, To Do et Planner
- Automatiser les actions répétitives à l'aide de règles et de Quick Steps (Actions rapides)
Programme détaillé
Module 1 : Gestion de la messagerie et désencombrement de la boîte de réception
2 h- Organisation des dossiers, recherche avancée et dossiers de recherche
- Création de règles automatiques et d'actions rapides (Quick Steps)
- Gestion des indésirables, catégories de couleurs et indicateurs de suivi
Module 2 : Gestion avancée du calendrier et des réunions
2 h- Création d'événements, réunions récurrentes et assistant de planification
- Gestion des calendriers partagés, délégations et droits d'accès
- Réservation de ressources (salles de réunion, matériel) et sondages d'ambiance
Module 3 : Gestion des tâches et intégration avec Microsoft To Do & Planner
1 h 30- Transformation d'un e-mail en tâche planifiée
- Synchronisation entre les tâches Outlook, To Do et les plans Planner
- Priorisation des activités et suivi des échéances
Module 4 : Contacts, carnets d'adresses et bonnes pratiques d'efficacité
1 h 30- Gestion des listes de contacts et groupes de contacts personnalisés
- Paramétrage des messages d'absence et des signatures électroniques
- Atelier pratique : mise en place d'un système d'organisation quotidien personnalisé
Modalités d'évaluation & sanction
positionnement initialQuestionnaire amont sur les usages et les difficultés d'organisation au quotidien
evaluation formativeExercices pratiques en direct sur la messagerie et le calendrier de laboratoire
evaluation sommativeMise en situation de planification complète et d'automatisation de flux d'e-mails
sanctionAttestation de fin de formation
Moyens pédagogiques & accessibilité
- Poste informatique connecté avec accès à un compte Microsoft 365 pour chaque participant
- Fiches de procédures pas-à-pas et raccourcis clavier
- Guide des bonnes pratiques de sobriété et d'efficacité mails
Accessibilité handicap / PMR : formation accessible aux personnes en situation de handicap. Pour toute adaptation spécifique, contactez notre référent handicap à handicap@cftin.fr.